Documentos Comerciales o de Soporte

Documentos Comerciales o de Soporte

Son los que respaldan las diferentes transacciones de una empresa y a la vez sirven de soporte contable. Se elaboran en original y en tantas copias como lo exijan las necesidades de la empresa.

Clases de documentos:

Según su función económica se dividen en:

-Negociables:

Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.

Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de depósito o CDT.

-No negociables:

Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito, consignación bancaria, entre otras.

-Informativos:

Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.

Definiciones:

-Recibo de caja o comprobante de ingreso:

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. Se contablizan con débito a la cuenta caja, y el créditonde acuerdo con su contenido o concepto del pago recibo.

-Recibo de consignación bancaria:
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. Hay dos tipos de formularios: una para consignar efectivo y cheque de bancos locales, y otra para consignar remesas o cheques de otras plazas.

-Factura de venta:

Es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. Es el soporte esencial para la contabilidad del empresario; lo deben expedir los comerciantes, los profesionales, liberales y quienes esten obligados.

-Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros:
Las entidades financieras suministran a sus clientes cuentas de ahorro ademas de la terjeta débito, para que sean diligenciadas al depositor o retirar dinero den su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: depósito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo.

-Comprobante de venta o tarjeta crédito:
Es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema. Se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito entreb una entidad financiera y una persona natural o jurídica.

-El cheque:

Es un titulo valor por medio del cuel una persona llamada "girador" ordena a un banco llamado "girado", que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

-Letra de cambio:

Es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado" para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero en una fecha determinada.

-Pagare:
Es una promesa incondicional de pagar cieta cantidad de dinero en una fecha determinada; se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.

-Nota débito:
Es un comprobante que emite las empresas para cargar a la cuenta de los clientes, valores como intereses por financiación, sobregiros, el GMF, venta de chequeras, y otros cobros.

-Recibo de caja menor y reembolso de caja menor:
Es un soporte de gastos pagados en erfectivo. Para ello se establece un fondo denominado caja menor.



-Nota de contabilidad:
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección.






-Comprobante de contabilidad:
Es un documento que debe elaborarse presviamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación.


-Cotización:
Es una transación comercial, éste documento es expedido por el vendedor a solicitud del cliente y su objetivo fundamental es facilitar información al cliente para la toma de decisiones acerca de la mejor opción.



-Remisión:
Cuando el vendedor recibe el pedido procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado. Su objetivo es permitir al comprador la confrontación de la mercancia recibida cvon la solicitud en su pedido.

-Pedido:
Contiene información sobre el objeto que se desea comprar y las condiciones de negociación.


-Kárdex:

Es una tarjeta donde se lleva el control de existencia, sirve cuando el almacenista procede a darle salida a la mercancía.

-Libranza:
Es un documento comercial utilizado por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un préstamo.